Как за один день переехать с Microsoft на новый сервис для звонков, подключить почту и перенести 1200 чатов в мессенджере с помощью робота: кейс SimbirSoft

Привет! Я Максим Закамсков, руководитель направления технической поддержки в SimbirSoft. В нашей компании работает больше 1500 человек в разных городах России. Мы искали замену звонкам в Skype, а в итоге пришли к идее супераппа — когда в одном приложении можно отправить письмо, назначить встречу, позвонить и написать в чат коллегам. Рассказываю, как мы писали роадмап для миграции на новый сервис, создавали инструкции для сотрудников и с помощью робота перенесли в мессенджер 1200 рабочих чатов всего за 38 часов. 

До 2020 года мы с коллегами использовали Skype. Компания быстро выросла, и стало понятно, что решение от Microsoft больше нас не устраивает. Чатов и групп становилось все больше, а управлять ими технически и организационно — сложнее. Новые учетки в Skype приходилось создавать вручную, а в карточках сотрудников вместо ФИО были непонятные логины. Бывшие коллеги сохраняли доступ к контактам, данным и свободно заходили в приложение — это могло привести к нарушению NDA. Такие проблемы могли повлиять на качество услуг компании, поэтому мы решили сменить сервис для коммуникаций. Вот что нам было нужно: ✅ поддержка протокола LDAP для централизованного управления пользователями; ✅ автоматическое создание и удаление аккаунтов, контроль доступа в систему, возможность заблокировать уволившихся сотрудников; ✅ корпоративный мессенджер — личные и групповые чаты, каналы с новостями компании и анонсами мероприятий. ✅ личные и групповые звонки, как в Skype, напрямую из приложения; ✅ удобный и понятный интерфейс. Выбирали из российского софта при миграции Microsoft. Не хотелось покупать зарубежный продукт, который в любой момент могут отключить и оставить команду без коммуникации. Еще одна причина — более разумная стоимость. Около года мы с коллегами тестировали сервисы на реальных рабочих задачах: переписывались в чатах, звонили, создавали группы по проектам и оценивали функциональность.

В итоге вопрос миграции Microsoft решился. Мы выбрали VK WorkSpace (ранее назывался VK Teams) в On-premises-версии. У приложения было все, что нужно: интуитивно понятный интерфейс, удобный мессенджер, личные и групповые звонки и интеграция с поддержкой LDAP, чтобы централизованно управлять аккаунтами пользователей. А еще мы тогда думали, что ПО на собственных серверах надежнее, чем облачные сервисы.

Мы в компании любим быстрые коммуникации и общаемся в основном корпоративном мессенджере. Почту коллеги чаще используют для переписки с клиентами, но все равно она остается важным каналом связи. Раньше мы пользовались почтой одного из российских вендоров, но в 2022 году он изменил условия, и мы решили переехать. Рассмотрели разные решения и выбрали сервисы VK — бизнес-почту в связке с облачным хранилищем. Вот что нам понравилось в этих сервисах: ✅ **Подключение по модели SaaS (готовое ПО в облаке).** За два года наша команда выросла, а вместе с ней и нагрузка на серверы. Чтобы развернуть почту в периметре, пришлось бы подключать отказоустойчивый кластер, усиливать электропитание и охлаждение. Так что облачная поставка была для нас экономичнее и стабильнее. ✅ **Контроль действий сотрудников.** Корпоративной почтой управляет администратор домена: настраивает права доступа, может просматривать действия пользователей и следить за безопасностью внутренних данных. У нашего предыдущего вендора была такая опция, нам важно было ее сохранить. ✅ **Быстрое подключение.** Сервис автоматически создает почтовые ящики, используя загруженные списки сотрудников. Мы готовились к миграции два месяца. Сначала сформировали подробный роадмап с порядком действий, сроками и ответственными лицами. Потом подключили каталог пользователей, чтобы автоматически создать ящики. Подготовили для сотрудников информационные материалы о переходе на новый почтовый сервис: видеоролики, подкаст, посты, сообщения. Чтобы коллеги могли самостоятельно настроить новую почту, мы написали для них подробную инструкцию. В ней рассказали, где узнать логин и пароль, как настроить сборщик писем в старом почтовом ящике и авторизоваться в новом аккаунте. В итоге команда переехала на новую почту за один день. В понедельник сотрудники вышли на работу и перенесли ящики по нашей инструкции. 85% коллег справились самостоятельно, а остальным помогла наша техподдержка. Нагрузка на саппорт в период миграции выросла всего в три раза — мы обработали обращения в рабочем режиме. Когда разобрались с почтой, предложили сотрудникам подключить диск. У нас есть свое небольшое облако на сервере, на котором мы храним конфиденциальные данные. Диск используем, чтобы совместно работать с текстовыми документами и таблицами. Облачное хранилище нужно было подключать вручную из панели администратора. Поэтому коллеги писали нам в техническую поддержку и говорили, какой объем памяти им предоставить. А мы подключали им диск и определяли нужную квоту.

Команда пользовалась новой почтой и диском, а VK WorkSpace по-прежнему оставался в периметре. Сотрудников в компании стало еще больше, требования к сервису повышались, текущих аппаратных ресурсов уже было недостаточно. Поэтому нужно было или докупать оборудование и расширять команду техподдержки, или переходить на облачный сервис. Мы решили переключиться на SaaS-версию VK WorkSpace, чтобы объединить все каналы коммуникаций в облаке, разгрузить дата-центр, снизить затраты на инфраструктуру и звонить через единый сервис как сотрудникам, так и нашим клиентам. Вот как мы переезжали. **Подготовили роадмап.** Мы составили подробный план переезда и контент-план для корпоративных каналов и соцсети, чтобы заранее рассказать сотрудникам о миграции в облачный VK WorkSpace. **Скопировали рабочие группы.** Перенести переписку в новый мессенджер оказалось невозможно. Зато можно было перенести групповые чаты — их оказалось 1200, половина из которых использовалась ежедневно. В некоторых чатах было по 200–300 пользователей. Чтобы вручную скопировать больше тысячи чатов, понадобилось бы несколько тысяч часов работы. Мы автоматизировали процесс: создали бота API, который добавлялся в чаты, сохранял их название, описание и список участников.

**Перенесли чаты в SaaS-версию VK WorkSpace.** Мы написали робота, который имитировал действия пользователя. Он заходил в систему под аккаунтом владельца и создавал чат: вводил название и описание, назначал права доступа и добавлял участников. С 1200 чатами робот справился всего за 38 часов. **Написали инструкции.** Владельцам чатов рассказали, как пользоваться ботом для выгрузки информации, а сотрудникам — как перейти в новый облачный VK WorkSpace.  Чтобы перейти в новую версию приложения, сотрудники должны были точно повторить шаги с иллюстрированной инструкции Еще у нас в мессенджере были каналы — с новостями компании, анонсами и другой важной информацией для сотрудников. Каналы мы решили создавать заново, это был прекрасный повод навести порядок и убрать лишнее. Мы постепенно актуализировали ссылки и передали информацию коллегам. На одни каналы нужно было подписаться обязательно, а на другие — по желанию.

Команда сохранила все привычные инструменты коммуникации, но теперь все они доступны в VK WorkSpace. Сотрудникам больше не нужно переключаться между приложениями и вкладками в браузере, они не отвлекаются от задач, меньше устают и работают с комфортом. **Почта, календарь, звонки и чаты — в супераппе.** Коллеги общаются в чатах, созваниваются, работают с почтой и ведут расписание в VK WorkSpace. Здесь можно отправить письмо, создать в календаре встречу с коллегой или со всеми участниками группового чата.  Интерфейс почты и мессенджера в VK WorkSpace **В VK WorkSpace можно добавлять чат-ботов.** Например, мы написали бота для технической поддержки, который скидывает из Jira в чат новые заявки и помогает сократить время обработки обращений. А еще есть чат-боты, которые оповещают о днях рождения коллег и предоставляют справочную информацию. **Корпоративный мессенджер помогает разделить рабочее и личное пространство.** В рабочее время сотрудники не отвлекаются на семейные чаты, а вечером могут закрыть приложение и не отвечать на деловые вопросы. В VK WorkSpace можно ставить реакции на сообщения, устанавливать статусы, проводить опросы, отправлять эмодзи, голосовые и стикеры. **Безопасность.** В корпоративный сервис не могут попасть посторонние — это помогает защититься от мошенничества и утечек данных. Например, если сотруднику пишет руководитель в телеграме или соцсетях, первый вопрос: а почему не в VK WorkSpace? Ну и большой плюс — надежные серверы на территории РФ, соответствие всем законам и требованиям регуляторов.

VK WorkSpace — корпоративный суперапп для общения и совместной работы. В нем есть мессенджер, звонки, почта, календарь и таск-трекер. А еще здесь можно создавать чат-ботов, интегрировать корпоративные приложения и быстро находить коллег в модуле оргструктуры. Продукт можно подключить в облаке (SaaS) или развернуть на серверах компании (On-premises). **Оставляйте заявку [на сайте](https://workspace.vk.ru/superapp/) и мы подберем подходящий вариант под ваши задачи, расскажем о возможностях сервиса и покажем демо.**