Базовые настройки, группы рассылок, общие ящики

Чтобы пользователи могли собирать почту с нескольких почтовых ящиков в один, необходима настройка сбора писем с SMTP- и IMAP-серверов:

1. Добавьте домен, с которого будет осуществляться сбор писем пользователя:

   1. Нажмите на кнопку Добавить домен:

      

   2. Укажите доменное имя и нажмите на кнопку Создать проект.

2. Перейдите в раздел Почта → Настройки → вкладка Сервера.

3. Выберите протокол для подключения к почтовым ящикам домена.

4. В поле Сервер IMAP укажите добавленный домен, укажите порт 993. Выберите опцию Использовать шифрованное соединение (SSL).

5. В поле Сервер SMTP укажите добавленный домен, укажите порт 465. Выберите опцию Использовать шифрованное соединение (SSL).

6. Нажмите на кнопку Сохранить:

   

Чтобы настроить рассыльщик писем с уведомлениями о встречах и событиях, в меню выберите Почта → Настройки, затем вкладку Письма календаря. Укажите адрес SMTP-сервера того почтового решения, с которого собирается почта, и другие данные (порт, имя отправителя и т. д.).

Если вы используете решение с MX-записью, создайте отдельного пользователя для рассыльщика календаря и укажите его данные в полях Логин для SMTP, Пароль для SMTP, Email отправителя писем. В качестве SMTP-сервера можете использовать smtp.qdit (от VK / Mail.ru), порт 2525.

1. Выберите в меню Почта → Настройки. Перейдите на вкладку Размеры ящика.
2. Задайте ограничения:

   • Общий размер ящика.

   • Размер ящика, при котором пользователь не сможет отправить письмо (пользователю отобразится предупреждение об этом).

   • Максимальный размер файла, при котором он будет отправлен в виде вложения.

   • Максимальный размер файла, при котором он будет загружен в файловое хранилище с формирование ссылки на него. Файлы большего размера не будут загружаться в хранилище (пользователю отобразится предупреждение об этом).

     

Установленные ограничения действуют на всех пользователей домена, кроме тех пользователей, на которых распространяется политика ограничений размеров ящика и вложений, так как имеет более высокий приоритет. При исключении пользователей из этой политики действуют ограничения, установленные для домена.

Вы можете настроить автоматическое перемещение писем в корзину или безвозвратное удаление по истечении заданного срока, чтобы оптимизировать использование почтового хранилища.

Чтобы настроить автоматическое удаление:

1. Выберите в меню Почта → Настройки и перейдите на вкладку Автоудаление писем.

   

2. Включите переключатель Автоудаление писем — это установит общие условия хранения писем на домене.

   • Укажите Срок хранения — числовое значение и единицу измерения (дней, месяцев или лет).

   • Выберите действие По истечении срока:

     • Отправить в корзину — до очистки корзины письма можно будет восстановить.
     • Отправить в корзину 2-го уровня — письма будут помещены в папку Удаленные и станут доступны только администратору, вошедшему под учетной записью пользователя.
     • Удалить навсегда — без возможности восстановления.

3. Установите переключатель Сейф в активное положение. Эта опция позволяет пользователям помечать критически важные письма, чтобы исключить их из политик автоудаления. Письма с меткой Сейф хранятся бессрочно и не подлежат автоматическому удалению.

4. Чтобы определить гибкие (кастомные) правила автоудаления, нажмите Добавить условие автоудаления.

   

   • Заполните Название.

   • Укажите Срок хранения — числовое значение и единицу измерения (дней, месяцев или лет).

   • Выберите действие По истечении срока:

     • Отправить в корзину — до очистки корзины письма можно будет восстановить.
     • Отправить в корзину 2-го уровня — письма будут помещены в папку Удаленные и станут доступны только администратору, вошедшему под учетной записью пользователя.
     • Удалить навсегда — без возможности восстановления.

   • Заполните Фильтр по отправителю — поле для ввода регулярного выражения. Это позволит применять правило только к тем письмам, адрес отправителя которых соответствует заданному шаблону. Пример: чтобы удалять письма от службы поддержки через 5 дней, можно задать шаблон, который найдет все адреса вида support@company.com

5. Нажмите кнопку Сохранить. Установленные правила будут применены и начнут работать автоматически.

Пример использования гибких правил:

• Правило 1: «Корпоративные рассылки» → Удалять через 1 месяц (Отправить в корзину).
• Правило 2: «Важные уведомления» → Удалять через 3 месяца (Отправить в корзину 2-го уровня).
• Правило 3: «Временные сервисные письма» → Удалять через 5 дней (Удалить навсегда).
• Правило 4: «Тикеты Jira» → Удалять через 1 год (Удалить навсегда).

Основные правила синтаксиса:

1. Экранирование специальных символов.

   Точка "." имеет специальное значение в регулярных выражениях — означает "любой символ", всегда экранируйте точку с помощью обратной косой черты: user@example\.com.

2. Привязка к началу и концу строки с помощью якорей:

   • ^ — начало строки.
   • $ — конец строки.

3. Основные метасимволы приведены в таблице ниже:

Рекомендации по созданию регулярного выражения:

1. Определите, что нужно фильтровать:

   • Конкретный email.
   • Домен.
   • Группа доменов.
   • Паттерн.

2. Напишите выражение:

   • Начните с якорей.
   • Экранируйте все точки.
   • Используйте метасимволы для альтернатив.

3. Протестируйте:

   • Убедитесь, что выражение совпадает с нужными адресами.
   • Убедитесь, что оно не совпадает с нежелательными адресами.

4. Примените в правиле:

   • Вставьте проверенное выражение в поле фильтра отправителя.
   • Сначала протестируйте в тестовой среде.

Примеры регулярных выражений:

• ^admin@company\.ru$ — поиск конкретного пользователя.
• @company\.ru$ — поиск любого пользователя определенного домена.
• @(company\.ru|company\.by|mail\.ru)$ — поиск писем с одного из трех доменов.
• ^support@company\.ru$ — email начинается с определенной последовательности.
• ^noreply.*@company\.ru$ — email содержит определенный паттерн.
• ^user\d+@company\.ru$ — email с числами.
• @company\.(ru|com|org)$ — домены с вариантами расширения.

Варианты синтаксиса регулярного выражения для фильтрации системных информационных писем (отправляются автоматически от специальных системных адресов, часто с префиксами noreply, no-reply, system, alert, notification, info и др.):

1. По префиксу: ^noreply@.*\.ru$ , ^system@.*\.ru$ .

2. По множеству типичных системных префиксов: ^(noreply|no-reply|donotreply|do-not-reply|system|alert|notification|info|support|postmaster)@.*\.ru$.

3. По доменам с системными адресами, если системные письма приходят с определенных доменов: ^.*@(notification|alert|system|mail)\.company\.ru$.

4. Комбинированный — системные префиксы или системные домены: ^(noreply|no-reply|system|alert)@.*\.(ru|com)$|^.*@(notification|alert)\..*\ru.$

Примеры регулярных выражений для фильтрации системных информационных писем (для частных случаев):

1. Все системные письма внутри организации: ^(noreply|system|alert|notification|support|mailserver|postmaster|no-reply|donotreply)@company\.ru$.

2. Массовые системные рассылки (маркетинг, информация): @(mailchimp|constantcontact|newsletter|marketing|noreply)\.com$.

3. Системные уведомления от сервисов: @(github|gitlab|confluence|)\.com$

Рекомендации по построению регулярных выражений для системных информационных писем:

1. Начинайте с основных префиксов:

   • noreply.
   • system.
   • alert.
   • notification.

2. Добавьте характерное выражение для сценария:

   • monitoring — мониторинг систем.
   • backup — уведомления о резервных копиях.
   • scheduler — задачи по расписанию.
   • automated — автоматизированные процессы.
   • bounce — ошибки доставки.

3. Ограничьте по доменам:

   • свои внутренние домены организации.
   • известные внешние сервисы (при необходимости).

4. Экранируйте все точки.

Чтобы включить функцию Сейф, выполните:

1. Перейдите в интерфейс установщика Почты VK WorkSpace по адресу http://server-ip-address:8888.

2. Перейдите в раздел Настройки → Переменные окружения.

3. В списке контейнеров нажмите на mailapi и добавьте переменную ALLOWED_DOMAINS_FOR_SAFE. В значение переменной введите адрес домена/-ов, где будет включена функция Сейф. Подробнее см. в разделе «Шаг 13. Переменные окружения» инструкции.

Перейдите в раздел Почта → Настройки и на вкладках Общие и Оформление выполните нужные настройки.

Если установить галочку Показывать адреса домена в подсказках при написании письма и в разделе "Контакты", то при написании писем, по мере ввода адреса в поле Кому, пользователи домена будут видеть подсказки с адресами коллег. Они также смогут нажать на поле Кому, чтобы открыть окно поиска в адресной книге.

Вы можете указать адрес, на который будут пересылаться все письма, отправленные на несуществующие адреса.

На вкладке Оформление настройте тему оформления почты и загрузите логотип:

Логотип должен быть 480 пикселей по ширине и 104 пикселя по высоте.

Группы рассылок — это инструмент для командной переписки: письма, отправленные на адрес группы, будут приходить всем пользователям, которые в ней состоят. В этом разделе вы можете управлять группами: создавать общие адреса и добавлять пользователей в группы.

1. Перейдите в раздел Почта → Группы рассылок.

2. Нажмите Добавить.

3. Выберите тип группы для создания Динамическая или Статическая и заполните форму.

4. Нажмите Сохранить.

   

Описание настроек в форме создания группы приведено в таблице ниже:

Для добавления пользователей в статическую группу выполните:

1. Перейдите в раздел Почта → Группы рассылок.

2. Наведите курсор на нужную группу и нажмите значок редактирования.

3. В блоке Участники начните вводить логин пользователя. По мере ввода логина в выпадающем списке будут возникать адреса-совпадения. Наведите курсор на нужного пользователя и нажмите левую кнопку мыши.

   

4. Добавьте других пользователей, если требуется.

5. Нажмите Сохранить.

Состав участников динамической группы формируется автоматически при изменении LDAP-запроса в настройках группы.

Для удаления пользователей в статической группе выполните:

1. Перейдите в раздел Почта → Группы рассылок.
2. Наведите курсор на нужную группу и нажмите значок редактирования.
3. В блоке Участники нажмите на иконку удаления рядом с нужным пользователем.

Раздел Общие ящики предназначен для создания почтовых ящиков, которые доступны нескольким пользователям сразу. Чтобы создать такой ящик:

1. В разделе Общие ящики нажмите Новый ящик.
2. Выберите необходимый тип общего ящика: Обычный ящик или Ящик для модерации. Если тип Ящик для модерации не отображается, включите фичу shared-accounts-moderation-type-enabled.
3. Заполните форму добавления Обычный ящик. Пользователи, указанные в поле Владельцы, будут иметь полный доступ к ящику. Пользователи, указанные в поле Участники, смогут читать письма и отвечать на письма.
4. Нажмите Сохранить.

При создании общего ящика типа Обычный ящик будет создан календарь.

Соответствие полей настройки общего ящика и календаря:

• название общего ящика – название календаря;
• описание общего ящика – описание в настройках календаря;
• владельцы – пользователи с доступом на редактирование в настройках календаря;
• участники - пользователи с доступом на просмотр в настройках календаря.

Созданный общий ящик отобразится в почте пользователей, под их основным ящиком.

Для общих ящиков пользователи могут настраивать пользовательские фильтры.

Чтобы создать синоним выполните:

1. Перейдите в раздел Почта → Общие ящики.
2. Наведите курсор на нужный ящик и нажмите значок редактирования.
3. Введите имя синонима. Если необходимо добавить несколько синонимов, перечислите синонимы через пробел или запятую — доменное имя подставится автоматически, если его не указывать.
4. Нажмите Сохранить.

Автоматические синонимы создаются от синонимов доменов (редактирование запрещено).

Функция позволяет администратору выгрузить пользовательские правила обработки почты в формате JSON для последующего анализа, аудита или миграции. Выгрузка выполняется как для выбранных почтовых ящиков, так и для всего почтового домена.

Чтобы выгрузить фильтры пользователей, выполните:

1. Перейдите в специальную административную панель VK WorkSpace по адресу https://<домен>/oper/.

2. В меню слева выберите раздел Фильтры пользователей → Выгрузить.

   

3. В открывшейся форме заполните параметры:

   • Домен — выберите почтовый домен из выпадающего списка. Обязательно для заполнения.

   • Email — перечислите адреса пользователей, правила которых требуется выгрузить. Допускается указание адресов с новой строки. Если поле оставить пустым, скрипт выгрузит правила для всех почтовых ящиков указанного домена.

4. Нажмите кнопку Экспортировать.

5. Дождитесь завершения операции — по окончании браузер автоматически загрузит на ваш компьютер файл с результатами в формате JSON.

Файл представляет собой массив объектов, каждый из которых соответствует одному почтовому ящику и содержит все пользовательские правила, настроенные для этого ящика в домене.

 
[  {    "email": "user@example.com",    "filters": {      "version": 2,      "smsNotifyRule": { … },      "autoReplyRule": { … },      "rules": [ … ],      "secretRules": null | [ … ]    }  }]

Поля корневого объекта:

• email — адрес почтового ящика.

• filters — контейнер всех настроек.

Состав filters:

• version — версия формата.

• smsNotifyRule / autoReplyRule — правила SMS‑уведомлений и автоответа. Структура совпадает с обычным правилом.

• rules — массив пользовательских правил обработки входящей почты.

• secretRules — скрытые правила (массив, либо null).

Структура одного правила:

Каждое правило (элемент rules, secretRules, а также объекты smsNotifyRule и autoReplyRule) содержит три блока:

1. conditions — условия срабатывания (массив объектов или null). Условия объединяются по «И» (по умолчанию) или по «ИЛИ» (если установлен флаг or). Объект условия состоит из:

   • type — тип проверки (to, from, subject, body и другие);
   • pattern — шаблон (допустимы символы * и ?);
   • inverted — если true, условие считается выполненным при несовпадении.

2. actions — список действий, применяемых к письму (массив объектов, например {"action": "move", "folderId": 500002} или {"action": "flag"}).

3. flags — управляющие флаги и комментарий:

   • off — правило отключено;
   • last — после выполнения правила остальные не обрабатываются;
   • or — условия объединяются по «ИЛИ»;
   • auto, spam, forAlias, secret — служебные метки;
   • comment — произвольный текст.

Пример правила в JSON:

 
{  "conditions": [    {      "type": "to",      "pattern": "*important@example.com*",      "inverted": false    }  ],  "actions": [    {      "action": "move",      "folderId": 500002    },    {      "action": "flag"    }  ],  "flags": {    "auto": false,    "off": false,    "last": false,    "spam": false,    "or": false,    "forAlias": false,    "secret": false,    "comment": ""  }}

Технический писатель: Белова Ирина