Как Пермский Политех обновил почтовую инфраструктуру и упростил коммуникации в вузе

Заменить устаревшую почтовую инфраструктуру и обеспечить сотрудников и студентов современными сервисами для коммуникации и совместной работы

Внедрили VK WorkSpace — цифровую экосистему для образовательных учреждений, в которую входят почта, звонки и другие инструменты для преподавателей и студентов.

4 000 студентов и преподавателей уже работают в системе на постоянной основе. Переписку за 10 лет перенесли без потерь. Работать с почтой, файлами и чатами можно с любого устройства — из аудитории, дома или в дороге. Преподаватели наконец получили инструмент для безопасной коммуникации со студентами, а ИТ-отдел перестал беспокоиться из-за устаревшего софта. Представьте: преподаватели рассылают задания, студенты отправляют работы на проверку, сотрудники обсуждают организационные вопросы — и всё это проходит через почту. Когда пользователей тысячи, переписка хранится годами, а зарубежное решение больше не развивается на российском рынке, почтовая система превращается в один из самых уязвимых сервисов для вуза. С такой ситуацией столкнулся Пермский национальный исследовательский политехнический университет (ПНИПУ) — один из крупнейших технических вузов России. В вузе нужно было выстроить удобную и устойчивую систему для общения и совместной работы сотрудников и студентов.

Корпоративная почта в ПНИПУ — один из основных каналов общения между преподавателями, студентами и сотрудниками. Через нее проходят задания, рабочие обсуждения, организационные рассылки. Система работала на базе Exchange и была развернута на собственной инфраструктуре. Это давало университету полный контроль, но требовало постоянного участия ИТ-команды: нужно было поддерживать серверы, следить за стабильностью работы и решать технические вопросы. Со временем нагрузка росла. Росло количество пользователей, накапливались большие объемы данных, инфраструктура становилась сложнее. В таких условиях Exchange работал нестабильно. Параллельно росли требования к защите информации: у вуза высокие требования к работе с персональными данными, и служба информационной безопасности всё чаще обращала внимание на необходимость дополнительной защиты.

В результате почта перестала быть удобным рабочим инструментом, частые сбои и потенциальные проблемы с безопасностью отвлекали на себя значительные ресурсы, что в том числе сдерживало развитие ИТ-среды университета.

При выборе нового решения ориентировались на соотношение цены и возможностей. Главной задачей было заменить корпоративную почту, и решение VK WorkSpace отвечало всем нужным условиям. Дополнительным плюсом стало то, что вместе с почтой сотрудники и студенты получали единую экосистему для общения, видеовстреч и совместной работы с и документами. **Что еще повлияло на выбор VK WorkSpace:** - Можно сохранить домен @pstu.ru. - От 20 до 500 Гб облака для каждого пользователя. - Доступ к сервисам с любого устройства через единое приложение . - Решение входит в реестр российского ПО. Дополнительно учитывали, что решение активно развивается и в перспективе закроет еще больше рабочих задач.

Переход на почту VK WorkSpace нужно было провести так, чтобы не остановить учебный процесс и не потерять данные. Речь шла о большом объеме информации: на серверах хранились рабочая переписка и файлы за 10 лет. Миграция шла поэтапно: переносили данные частями, следили, чтобы пользователи не теряли доступ, и параллельно решали технические вопросы. Это позволило не перегружать систему и постепенно адаптировать пользователей к новым сервисам. В результате миграция заняла около четырех месяцев: университет полностью перешел на новую систему, старые серверы отключили, сотрудники и студенты продолжили работать в привычном режиме.

Ядро решения — корпоративная почта. Вуз закрепил ее как основной канал рабочих коммуникаций: через нее преподаватели общаются со студентами, рассылают задания и обмениваются документами. Сторонние сервисы для рабочей переписки сотрудники не используют. Писем много, поэтому важно быстро ориентироваться в переписке. В почте работает поиск: письма легко отфильтровать по отправителю и ключевым словам. В адресной книге — найти нужного сотрудника и сразу связаться. Дополнительно сотрудники и студенты используют сервисы VK WorkSpace для повседневной работы: - Календарь помогает не терять встречи, задачи и дедлайны. - Файлы хранятся в облаке: доступ к ним есть с любого устройства, документами удобно делиться с коллегами и студентами. - Для совместной работы над задачами участники используют онлайн-редактор документов. - Доски VK WorkSpace заменили ушедший с российского рынка сервис Miro. - Видеоконференции на 300–400 участников теперь проходят прямо в VK WorkSpace — без сложной подготовки со стороны ИТ-команды.

Переход на VK WorkSpace дал ожидаемый эффект — коммуникации и рабочие процессы стали проще и безопаснее. **Ключевые результаты:** - 4 000 активных пользователей. - Вся рабочая переписка сотрудников и педагогов перешла в защищенную корпоративную почту. - Снизилась нагрузка на команду ИТ-безопасности: команде больше не нужно закрывать уязвимости в разных системах. - Студенты и преподаватели получили единую рабочую среду: понятный интерфейс, одна учетная запись, доступ с любого устройства

**Отдельно изменился подход к работе со студентами.** Раньше онбординг поступивших выглядел так: опубликовали инструкции на сайте, написали в соцсетях и надеялись, что студенты сами как-то разберутся. Сейчас планируют выдавать доступ к сервисам сразу при поступлении — вместе с инструкциями, как пользоваться системой. Это поможет вовлекать студентов в рабочую среду с первого дня. Параллельно вуз тестирует новые инструменты внутри платформы. Например, сервис для управления проектами — чтобы преподаватели и студенты могли работать с задачами и отслеживать прогресс в одном месте.