Как в ВШМ СПбГУ VK WorkSpace стала основным сервисом коммуникаций со студентами

Дать студентам и преподавателям канал связи, который создает и поддерживает СПбГУ. Через него проходят учебные материалы, переписка с кураторами и оперативные сообщения — от дополнительных материалов к лекциям до ответа на заявление. При этом работать канал должен на любом устройстве: у студентов они разные.

ВШМ СПбГУ работает в сервисах VK WorkSpace. Студенты и преподаватели пользуются корпоративной почтой на доменах СПбГУ, единой адресной книгой, а также Диском для совместной работы с файлами.

Почта VK WorkSpace стала основным каналом связи со студентами: все 1500 учащихся ВШМ СПбГУ переписываются с преподавателями и кураторами. Тяжелые презентации и записи лекций сотрудники и студенты хранят на Диске и отправляют ссылкой в письме. Коллегу из другого подразделения теперь можно найти по фамилии в общей адресной книге, а при переходе между сервисами не приходится заново вводить пароль.

Высшая школа менеджмента — бизнес-школа в составе СПбГУ. Здесь учатся 1500 студентов и работают 400 преподавателей. У ВШМ СПбГУ особая роль в ИТ-жизни вуза — здесь пилотируют новые решения. Бизнес-школа проверяет их на практике, а после успешного опыта продукт масштабируют на весь университет. Для команды это привычный режим работы. Сотрудники осваивают новые программы, следят за обновлениями и помогают коллегам адаптироваться — поэтому и к выбору партнеров бизнес-школа подходит требовательно. С таким же вниманием в ВШМ СПбГУ подошли и к сервисам VK WorkSpace, которые работают во всем СПбГУ.

Университету нужен способ связаться с каждым студентом: сообщить о переносе лекции, отправить материалы, ответить на заявление. Поэтому СПбГУ создает официальные каналы связи. Вместе со студенческим билетом первокурсник получает уникальный адрес на домене СПбГУ. Правила ВШМ СПбГУ рекомендуют проверять ящик каждый день. Студенты так и делают — пишут преподавателям, задают вопросы, получают ответы.

Корпоративный ящик появляется вместе со статусом студента или сотрудника. При зачислении или приеме на работу человек получает персональный идентификационный номер. Именно из него формируется электронный адрес. Доменов два: один для сотрудников, второй для студентов. Благодаря такой схеме получатель сразу понимает, что письмо пришло от студента или коллеги, а не с личного ящика. При выпуске или увольнении адрес закрывается. Учетные записи есть у всех, чья работа связана с компьютером: у преподавателей, научных сотрудников, административной команды и кураторов учебных программ. Кроме того, в почте общаются коменданты и сотрудники, которые занимаются обеспечением. Если в кабинете перегорела лампочка, можно отправить письмо — и быстро получить ответ. ВШМ СПбГУ не ограничена в количестве лицензий: администраторы заводят новую запись, когда она нужна.

Работа бизнес-школы — это терабайты данных: записи лекций, объемные таблицы, презентации к занятиям и рабочие документы, без которых не обходится ни одна организация. Почтой такие файлы не отправить, поэтому они хранятся на Диске VK WorkSpace. Повседневная работа с документами стала удобнее для всех сотрудников: **✅ Связка с почтой.** Чтобы поделиться тяжелым видео или архивом, достаточно загрузить файл на Диск и отправить коллегам ссылку в письме. **✅ Совместная работа без путаницы в версиях.** Команда открывает доступ к папке и работает с документами совместно. Например, специалисты по оснащению аудиторий держат сметы и настройки оборудования в общем пространстве, а не пересылают друг другу исправленные варианты одного файла. **✅ Доступ с любого устройства.** Нужные рабочие материалы всегда под рукой. Их можно открыть откуда угодно — с рабочего компьютера в деканате, домашнего ноутбука или смартфона.

В феврале 2026 года в ВШМ СПбГУ была настроена технология единого входа в VK WorkSpace — SSO. Теперь пользователь один раз авторизуется и пользуется всеми рабочими приложениями. В общей адресной книге — контакты всех сотрудников и обучающихся СПбГУ. Чтобы написать коллеге или студенту, достаточно ввести фамилию в строке поиска. Работать при этом можно не только за университетским компьютером. Корпоративный ящик легко добавляется в почтовое приложение на смартфоне, поэтому важная переписка всегда под рукой.

Опыт ВШМ СПбГУ показывает, что сильная команда и надежное ИТ-решение усиливают друг друга. Чтобы подход сработал, важно опираться на четыре принципа: - **Учетные записи создает и администрирует организация**. Когда почту заводит работодатель, канал связи получает официальный статус. Человеку не приходится делиться личными номерами и аккаунтами. - **Правила работы прозрачны и понятны.** Мало просто выдать корпоративный ящик — нужно договориться о том, как часто люди будут его проверять. Тогда инструмент работает, а не существует для галочки. - **Сервисы объединены одной учетной записью.** Когда вокруг почты выстроена целая экосистема из облака и глобальной адресной книги, не нужно запоминать десятки паролей. Все необходимые инструменты и рабочие файлы находятся в одном месте. - **Работать можно с любого устройства.** Сотрудники и студенты открывают почту и файлы с компьютера и со смартфона — где бы ни находились.