Фонд «Правмир» перешел на VK WorkSpace, чтобы быстрее помогать подопечным

Собрать распределенную команду в одном рабочем пространстве: заменить личные мессенджеры, почты и облачные хранилища корпоративными инструментами и настроить доступ к внутренним документам.

Фонд подключил VK WorkSpace: Мессенджер для общения между отделами, Почту на корпоративном домене, Календарь для ведения расписания и согласования встреч, Доску для совместной работы с проектами, Диск и Документы для хранения и редактирования документации.

Команда ведет рабочую переписку и работает с файлами в защищенных корпоративных сервисах — вместо нескольких разрозненных решений. У фонда появились адреса на домене для общения с жертвователями и работы с брендами. Доступ к документам настраивается точечно: HR-материалы и маркетинговые файлы открыты только тем, кому они нужны.

Благотворительный фонд «Правмир» работает с 2015 года — его основала команда портала pravmir.ru. Некоммерческая организация помогает взрослым и детям с тяжелыми заболеваниями оплатить лечение, обследования и реабилитацию, если получить их по ОМС невозможно или ждать очереди опасно для жизни. Помощь не ограничивается деньгами. Координаторы помогают собрать документы, найти профильных специалистов и разобраться в системе здравоохранения. Юристы сопровождают подопечных в спорах о лекарствах, льготах и медицинских услугах. Отдельные направления — психологическая поддержка и помощь многодетным семьям, оказавшимся в трудной ситуации из-за болезни, потери кормильца или несчастного случая. Фонд помогает подопечным независимо от возраста и гражданства. Это редкость: в России почти нет организаций, которые берут на попечение взрослых пациентов и людей из других стран, если болезнь застала их в России.

✅ 32 237 человек получили помощь ✅ 63 277 человек поддерживают фонд пожертвованиями ✅ 1 775 864 000 ₽ собрано за всё время работы ✅ 17-е место в рейтинге фандрайзинговых благотворительных НКО по уровню партнерского потенциала за 2026 год ✅ «Золотой стандарт» всероссийского конкурса годовых отчетов НКО «Точка отсчета» Фонд «Правмир» — самостоятельная организация со своим руководством и процессами. В штате 20 человек: часть в Москве, а некоторые — в Черногории, Беларуси, Казахстане и Канаде. Оперативная переписка, работа с документами и обсуждение проектов на онлайн-досках помогают единомышленникам оставаться на связи и решать проблемы подопечных.

2024 и 2025 годы стали для фонда временем перемен. Команда выросла, появились внешние подрядчики, с которыми нужно было постоянно находиться на связи. Расширился юридический отдел, а вместе с ним вырос объем документации: заявки подопечных, договоры, отчетность, благодарственные письма доверенным лицам. На тот момент у фонда не было доменной почты: сотрудники вели переписку с личных адресов на разных сервисах. Файлы лежали в нескольких облачных хранилищах, а чаты жили в Telegram. Каждый работал в том наборе приложений, к которому привык. Такая схема держалась, пока команда была небольшой. По мере роста начались проблемы: часть важной информации оседала в личных чатах, и ее сложно было найти. А если сотрудник увольнялся, то его переписка с жертвователями и партнерами уходила вместе с его почтовым ящиком. Последней каплей стали перебои в зарубежном мессенджере, когда отправленное сообщение могло не дойти до адресата или дойти через несколько дней.

Фонду нужна была среда, где переписка, документы и работа с проектами собраны в одном окне, а сообщения доходят без задержек. Важно было и то, где хранятся данные: архив заявок, договоров и отчетности копился годами, и терять его вместе с доступом к зарубежному сервису команда не собиралась. Выбирали из нескольких решений и остановились на VK WorkSpace — цифровой среде с Почтой, Календарем, Мессенджером, Диском, Документами, Доской и другими инструментами для совместной работы. Интерфейс сервисов оказался знакомым, перейти удалось без сопротивления и долгого обучения. Подключение заняло буквально пару дней. Мессенджер и Почта заработали сразу, а на Доску команда выделила больше времени — этот инструмент каждый сотрудник настраивает под свои задачи.

**Мессенджер** — основной канал для внутреннего общения. Команда завела общие чаты для всех сотрудников и закрытые группы по направлениям: отдельно для PR-отдела, маркетологов и координаторов. В чатах закрепляют важные сообщения, зовут коллег на созвоны, обмениваются материалами. Доступ к чатам есть только у сотрудников фонда. **Почта на домене** — инструмент для переписки с подопечными, жертвователями и партнерами. Для общения с жертвователями и работы с брендами команда завела общие ящики — переписку видят не отдельные сотрудники, а все участники процесса. Информация остается в фонде, даже если сотрудник уволился.

Адрес на домене фонда подтверждает, что пишет именно благотворительный фонд «Правмир». Записи SPF, DKIM и DMARC не дают злоумышленникам рассылать письма от имени домена. Входящие проверяются антиспамом, антифишингом и антивирусом — письмо оценивается целиком, вместе со ссылками и репутацией домена отправителя. В адресной книге домена видно всех коллег — чтобы написать сотруднику, не нужно искать его адрес. **Диск и Документы** — хранилище и редактор для документации фонда. В облаке хранятся тексты, таблицы и презентации в форматах docx, xlsx и pptx. Над документом можно работать вместе с коллегами: правки видны сразу, а история версий дает вернуться к предыдущему варианту. Документы видят только те, кому они нужны по работе: например, кадровые материалы и вакансии открыты одному сотруднику, файлы по маркетинговым интеграциям — руководителю направления и его коллегам. Доступ настраивается на уровне файла или папки: документ можно открыть на чтение, комментирование или редактирование, поставить пароль на ссылку, ограничить срок ее действия и количество скачиваний.

**Доска** — пространство для работы с идеями и информацией. На этот инструмент команда потратила больше времени, чтобы гибко настроить его под свои процессы. На одной доске работают сразу несколько отделов: размещают ветки задач, текущие акции, прикрепленные документы и презентации, ссылки на таблицы для быстрого перехода. Все материалы по проекту лежат на одной доске, и ничего не теряется. В сервисе есть готовые шаблоны — от воронки продаж и SWOT-анализа до карты пути клиента. Таблицы вставляются напрямую из Excel и Google Sheets, а если доска разрослась, нужный элемент можно найти через встроенный поиск.

**Календарь** — для встреч, созвонов и дедлайнов по проектам. В карточках событий видно, кто из сотрудников когда занят, и можно согласовать удобное время. При создании события время пересчитывается для каждого участника. К событию можно приложить файлы с Диска — это помогает приходить на встречу подготовленными.

Команда присматривается к Видеоконференциям VK WorkSpace. Интересна связка с Календарем: ссылку на звонок можно создать прямо в событии, а гостей пригласить по ссылке, без регистрации в сервисе. Быстрый созвон запускается и прямо из чата в Мессенджере — не нужно назначать встречу ради одного вопроса. А если кто-то из коллег не смог подключиться, запись разговора приходит через чат-бота. Второе направление, которое интересует команду фонда, — Проекты. Инструмент для управления задачами с канбан-досками и диаграммой Ганта, где видно сроки, ответственных и загрузку команды. Сейчас Проекты VK WorkSpace доступны для развертывания в контуре. Команда рассмотрит использование облачной версии сервиса, когда она будет доступна.

VK WorkSpace — цифровая среда для совместной работы команд от VK Tech. В ней есть Почта с Календарем и адресной книгой, Мессенджер, Видеоконференции, Диск с Документами, Доска и другие сервисы. Сервисы доступны с компьютера и мобильных устройств — через приложение и в веб-версии. ПО зарегистрировано в реестре Минцифры и отвечает требованиям российского законодательства к хранению персональных данных.