Как работать с событиями

Создать событие

С помощью Календаря вы можете планировать рабочее время, организовывать события и назначать задачи.

Чтобы создать событие, выполните следующие действия:

Нажмите на кнопку Новое событие или на любое свободное место в календарной сетке.
Введите название в поле с подсказкой «Добавьте название события».
Укажите дату и время начала и завершения события. Параметр «Весь день» означает, что событие займет весь день в календаре.
Установите периодичность события. Например, для еженедельных планерок.
При необходимости настройте свою периодичность повтора события, в поле с настройкой периодичности выберите параметр Другие настройки. В открывшемся окне установите необходимые параметры для повтора события и нажмите Сохранить.
Добавьте участников события. Чтобы добавить участника, введите его почту в поле «Выберите участников».

Если имя и аватар участника обведены красным, значит в его календаре уже стоит другое событие на это время и он не сможет присутствовать.

Вы можете выбрать другое время из предложенных вариантов или посмотреть занятость участников в календарной сетке и выбрать по ней время, когда каждый участник свободен.

Отметьте необязательных участников события:
1. Нажмите на добавленного участника.
2. Установите переключатель Обязательное участие в неактивное положение.
Необязательные участники будут отображаться с иконкой .

После сохранения события участникам придёт уведомление о вашем приглашении. Пока участник не подтвердит своё участие, он будет отмечен штриховкой.
Определите могут ли участники приглашать других:
Выберите переговорную комнату или место проведения нажав в поле на ссылки.
При выборе переговорной комнаты выберите локацию и переговорную комнату из доступных.
При выборе места проведения заполните поле Укажите место.
Прикрепите файлы к событию. Прикрепленные файлы к событию будут доступны для скачивания всем участникам при просмотре события, скачивание доступно двумя способами:
- Навести мышку на иконку для скачивания, справа от названия вложения.
- Нажать на кнопку Скачать все под вложениями.
Добавьте ссылку на звонок нажав на кнопку Создать. Доступно добавление ссылки VK Teams или Trueconf.
Добавьте описание события, чтобы коллеги понимали, к чему и как им нужно готовиться. В описание можно добавлять кликабельные ссылки в формат https://domain.com. Ссылки в форматах www.domain.com и https://www.domain.com работать не будут. Также доступно форматирование описания, для этого выделите необходимый текст и используйте необходимый инструмент форматирования.
Установите уведомления по разным каналам: по почте, от приложения Почта или в Супераппе VK WorkSpace, если ваша компания использует его. Также настройте время, в которое должны прийти напоминания по каждому каналу.
Нажмите Сохранить. Событие появится в календаре.

Для повторяющихся событий есть два способа добавить пользователя: во все повторения или только в одно событие.

Бронирование переговорных комнат

При создании события вы можете сразу указать переговорную комнату или место встречи. Чтобы указать переговорную комнату в поле Укажите переговорную или место нажмите Переговорную. Откроется окно планировщика. Для выбора переговорной комнаты выполните:

Выберите офис и этаж в поле Выбранная локация.
Отфильтруйте переговорные по необходимым параметрам: проектор, видеосвязь, телефон, число участников.
Выберите переговорную, нажав по ней (доступен выбор нескольких переговорных комнат).

Примечание

Если выбранная переговорная комната занята (занятые переговорные комнаты будут выделены красным цветом при выборе), то в форме события будет отображена надпись «Переговорная занята, выберите другую», и вы не сможете сохранить событие.
В планировщике будет отображена занятость выбранной комнаты. Выберите время и дату, нажав на свободный слот в планировщике.

Примечание

При превышении установленного периода для бронирования отобразится уведомление «Переговорная будет забронирована только до: число, месяц, год».
Нажмите Сохранить в форме создания события.

Внимание

Если переговорная комната выбрана для повторяющегося события: периодическое событие будет сохранено, если есть хотя бы 1 день, когда переговорная свободна. Переговорная комната будет забронирована только на свободные даты и отобразится уведомление: «Переговорная занята в некоторые дни. Вы забронируете ее на свободные даты. Переговорная занята: дата, месяц и др.»

Для отмены бронирования:

Откройте в календаре событие с забронированной переговорной комнатой.
Нажмите на крестик в строке с забронированной переговорной комнатой.
Нажмите Сохранить.

Приглашение на событие в почте

Если вас пригласили на событие, вы получите письмо-уведомление на электронную почту. С помощью панели в письме вы можете отреагировать на событие, присоединиться к звонку и посмотреть событие в календаре.

Если отправленное приглашение на событие совпало с существующим в календаре, будет отображена подсказка.

Предложить другое время встречи

Для предложения альтернативного времени проведения события, выполните следующие действия:

Нажмите на событие в календаре и не отпуская клавиши мыши перенесите на удобное время.
Укажите причину изменения события и нажмите на кнопку Отправить.

Если было предложено альтернативное время, организатору события придет почтовое уведомление с предложением о переносе.

Чтобы подтвердить перенос события на предложенное время:

Перейдите в календарь и нажмите на событие.
Нажмите на уведомление под установленным временем события.
Выберите время и нажмите Сохранить.

Поиск события в календаре

Для поиска события воспользуйтесь строкой поиска на главной странице календаря.

Примечание

Поиск выполняется по следующим параметрам события: название, описание, место.

В результате поиска будут отображены все события удовлетворяющие условиям поиска в виде списка с краткой информацией по событию.

Нажмите на событие, чтобы просмотреть детали события или для редактирования события.

Для сброса параметров поиска нажмите на кнопку Сбросить поиск слева от строки поиска.

Написать всем участникам события

Вы можете написать всем участникам события письмо на почту. Это можно сделать при создании события или после создания.

Написать всем участникам можно двумя способами:

В блоке Участники кликните на иконку .
В нижней части экрана события кликните на и нажмите Написать всем.

Скопировать почты участников события

Вы можете скопировать почты участников события. Это можно сделать при создании события или после создания.

Чтобы скопировать почты кликните по иконке перейдя к событию из календарной сетки или после добавления первого участника в событие.

Копировать событие

Нажмите по событию в календарной сетке.
В нижней части экрана нажмите .
Нажмите кнопку Скопировать событие.
Внесите необходимые изменения

Удалить событие

Нажмите по событию в календарной сетке.
В нижней части экрана нажмите .
Нажмите кнопку Удалить
Во всплывающем окне введите причину удаления и нажмите кнопку Удалить.

Создать задачу

Чтобы создать задачу, выполните следующие действия:

Нажмите на рядом с кнопкой Новое событие.
Введите название в поле с подсказкой «Добавьте название задачи».
Укажите дату и время начала и завершения задачи. Параметр «Весь день» означает, что займет весь день в календаре.
Добавьте исполнителей задачи. Чтобы добавить исполнителей, введите его почту в поле «Выберите исполнителей».
Добавьте описание. Также доступно форматирование описания, для этого выделите необходимый текст и используйте необходимый инструмент форматирования.
Нажмите Сохранить. Задача будет отображена в календаре.

Примечание

Отправка почтовых сообщений исполнителям задачи и копирование исполнителей выполняется аналогично действиям описанным при создании события.

Удалить задачу

Нажмите по задаче в календарной сетке.
Нажмите на иконку «Корзина» в нижней части окна с настройками задачи.
В всплывающем окне введите причину удаления и нажмите кнопку Удалить.