Администрирование Почты VK WorkSpace

Настройки почты

Настройка сбора писем пользователей с других ящиков

Чтобы пользователи могли собирать почту с нескольких почтовых ящиков в один, необходима настройка сбора писем с SMTP- и IMAP-серверов:

Добавьте домен, с которого будет осуществляться сбор писем пользователя:
1. Нажмите на кнопку Добавить домен:
2. Укажите доменное имя и нажмите на кнопку Создать проект.
Перейдите в раздел Почта → Настройки → вкладка Сервера.
Выберите протокол для подключения к почтовым ящикам домена.
В поле Сервер IMAP укажите добавленный домен, укажите порт 993. Выберите опцию Использовать шифрованное соединение (SSL).
В поле Сервер SMTP укажите добавленный домен, укажите порт 465. Выберите опцию Использовать шифрованное соединение (SSL).
Нажмите на кнопку Сохранить:

Настройка отправки писем от календаря

Примечание

Если у вас несколько доменов, то рассыльщик календаря будет единым для них всех (календарь будет отправлять письма с одного и того же домена).

Чтобы настроить рассыльщик писем с уведомлениями о встречах и событиях, в меню выберите Почта → Настройки, затем вкладку Письма календаря. Укажите адрес SMTP-сервера того почтового решения, с которого собирается почта, и другие данные (порт, имя отправителя и т. д.).

Внимание

Имя отправителя должно быть указано только на латинице.

Примечание

Если используется SMTP-сервер от VK (Mail.ru), то логин для SMTP и email отправителя совпадают. Если используется сервер от Microsoft Exhange, то логин и email отправителя могут отличаться (логин завязан на AD). Например, логин может быть ivanov@company.local, а email — ivanov@company.ru.

Если вы используете решение с MX-записью, создайте отдельного пользователя для рассыльщика календаря и укажите его данные в полях Логин для SMTP, Пароль для SMTP, Email отправителя писем. В качестве SMTP-сервера можете использовать smtp.qdit (от VK / Mail.ru), порт 2525.

Настройка размеров ящика и вложений

Выберите в меню Почта → Настройки. Перейдите на вкладку Размеры ящика.
Задайте ограничения:
- Общий размер ящика.
- Размер ящика, при котором пользователь не сможет отправить письмо (пользователю отобразится предупреждение об этом).
- Максимальный размер файла, при котором он будет отправлен в виде вложения.
- Максимальный размер файла, при котором он будет загружен в файловое хранилище с формирование ссылки на него. Файлы большего размера не будут загружаться в хранилище (пользователю отобразится предупреждение об этом).

Эти ограничения будут действовать для всех пользователей, кроме тех, для которых заданы персональные настройки размера ящика и вложений.

Примечание

Если на пользователя установлена групповая политика на квоты или пользователь состоит в группе, на которую распространена данная политика, изменение квот недоступно, пока действуют установленные политики на квоты.

Автоудаление писем

Вы можете настроить автоматическое перемещение писем в корзину по истечении заданного срока, чтобы оптимизировать использование почтового хранилища.

Чтобы настроить автоматическое удаление:

Выберите в меню Почта → Настройки и перейдите на вкладку Автоудаление писем.
Установите переключатель Автоудаление писем в активное положение (устанавливает единое правило для всей почтовой системы).
Укажите период в полях для ввода, выбрав единицу измерения (дни, месяцы или годы). По истечении заданного срока все письма, не защищенные меткой Сейф, будут автоматически перемещены в корзину.
Установите переключатель Сейф в активное положение. Эта опция позволяет пользователям помечать критически важные письма, чтобы исключить их из политик автоудаления. Письма с меткой Сейф хранятся бессрочно и не подлежат автоматическому удалению.
Чтобы определить гибкие (кастомные) правила автоудаления, нажмите Добавить условие автоудаления и заполните поля:
- Название.
- Срок хранения (укажите числовое значение и выберите период (дни, месяцы, годы)).
- Фильтр по отправителю (поле для ввода регулярного выражения, чтобы правило применялось только к письмам, адрес отправителя которых соответствует заданному шаблону). Пример: чтобы удалять письма от службы поддержки через 5 дней, можно задать шаблон, который найдет все адреса вида «support@company.com»
Примечание

Чтобы обеспечить точный контроль над использованием почтового хранилища, создавайте несколько условий для разных типов писем.
Нажмите кнопку Сохранить. Установленные правила будут применены и начнут работать автоматически.

Пример использования гибких правил:

Правило 1: «Корпоративные рассылки» → Удалять через 1 месяц.
Правило 2: «Важные уведомления» → Удалять через 3 месяца.
Правило 3: «Временные сервисные письма» → Удалять через 5 дней.

Внимание

Все правила автоудаления не действуют на письма, помеченные пользователями меткой «Сейф».

Синтаксис регулярных выражений для правил фильтрации отправителя

Основные правила синтаксиса:

Экранирование специальных символов.

Точка "." имеет специальное значение в регулярных выражениях -- означает "любой символ", всегда экранируйте точку с помощью обратной косой черты: user@example\.com.
Привязка к началу и концу строки с помощью якорей:
- ^ -- начало строки.
- $ -- конец строки.
Примечание

Для точного совпадения рекомендуется использовать регулярные выражения с якорями:
- с иcпользованием якорей: ^user@example\.com$ -- будет найдено только user@example.com.
- без использования якорей: user@example\.com -- будут найдены адреса user@example\.com и user@example\.com.ru
Основные метасимволы приведены в таблице ниже:

Метасимвол	Назначение	Пример	Результат поиска
`+`	1 или более повторений	`user+@`	`user@`, `userrr@`
`*`	0 или более повторений	`admi*n@`	`adm@`, `admin@`, `dmiiiin@`
`\|`	Оператор ИЛИ	`@mail\|@yandex`	Либо `mail`, либо `yandex`
`()`	Группирование	`(domain1\|domain2)`	Будет выполнен поиск одного из указанного варианта
`[]`	Класс символов	`[0-9]`, `[a-z]`	Любой символ из указанного диапазона класса символов
`.`	Любой символ	`user.@`	`user1@` , `userT@`, `user!@`
`\d`	Любая цифра	`user\d+@`	`user1@`, `user123@`
`\w`	Буква, цифра или дефис	`\w+@domain`	`user@domain`, `ivan123@domain`

Рекомендации по созданию регулярного выражения:

Определите, что нужно фильтровать:
- Конкретный email.
- Домен.
- Группа доменов.
- Паттерн.
Напишите выражение:
- Начните с якорей.
- Экранируйте все точки.
- Используйте метасимволы для альтернатив.
Протестируйте:
- Убедитесь, что выражение совпадает с нужными адресами.
- Убедитесь, что оно не совпадает с нежелательными адресами.
Примените в правиле:
- Вставьте проверенное выражение в поле фильтра отправителя.
- Сначала протестируйте в тестовой среде.

Примеры регулярных выражений:

^admin@company\.ru$ -- поиск конкретного пользователя.
@company\.ru$ -- поиск любого пользователя определенного домена.
@(company\.ru|company\.by|mail\.ru)$ -- поиск писем с одного из трех доменов.
^support@company\.ru$ -- email начинается с определенной последовательности.
^noreply.*@company\.ru$ -- email содержит определенный паттерн.
^user\d+@company\.ru$ -- email с числами.
@company\.(ru|com|org)$ -- домены с вариантами расширения.

Варианты синтаксиса регулярного выражения для фильтрации системных информационных писем (отправляются автоматически от специальных системных адресов, часто с префиксами noreply, no-reply, system, alert, notification, info и др.):

По префиксу: ^noreply@.*\.ru$ , ^system@.*\.ru$ .
По множеству типичных системных префиксов: ^(noreply|no-reply|donotreply|do-not-reply|system|alert|notification|info|support|postmaster)@.*\.ru$.
По доменам с системными адресами, если системные письма приходят с определенных доменов: ^.*@(notification|alert|system|mail)\.company\.ru$.
Комбинированный -- системные префиксы или системные домены: ^(noreply|no-reply|system|alert)@.*\.(ru|com)$|^.*@(notification|alert)\..*\ru.$

Примеры регулярных выражений для фильтрации системных информационных писем (для частных случаев):

Все системные письма внутри организации: ^(noreply|system|alert|notification|support|mailserver|postmaster|no-reply|donotreply)@company\.ru$.
Массовые системные рассылки (маркетинг, информация): @(mailchimp|constantcontact|newsletter|marketing|noreply)\.com$.
Системные уведомления от сервисов: @(github|gitlab|confluence|)\.com$

Рекомендации по построению регулярных выражений для системных информационных писем:

Начинайте с основных префиксов:
- noreply.
- system.
- alert.
- notification.
Добавьте характерное выражение для сценария:
- monitoring -- мониторинг систем.
- backup -- уведомления о резервных копиях.
- scheduler -- задачи по расписанию.
- automated -- автоматизированные процессы.
- bounce -- ошибки доставки.
Ограничьте по доменам:
- свои внутренние домены организации.
- известные внешние сервисы (при необходимости).
Экранируйте все точки.

Примечание

Включение функции «Сейф» в установщике

Чтобы включить функцию Сейф, выполните:

Перейдите в интерфейс установщика Почты VK WorkSpace по адресу http://server-ip-address:8888.
Перейдите в раздел Настройки → Переменные окружения.
В списке контейнеров нажмите на mailapi и добавьте переменную ALLOWED_DOMAINS_FOR_SAFE , в значение переменной введите адрес домена/-ов, где будет включена функция Сейф.

Остальные настройки

Перейдите в раздел Почта → Настройки и на вкладках Общие и Оформление выполните нужные настройки.

Адресная книга домена

Если установить галочку Показывать адреса домена в подсказках при написании письма и в разделе "Контакты", то при написании писем, по мере ввода адреса в поле Кому, пользователи домена будут видеть подсказки с адресами коллег. Они также смогут нажать на поле Кому, чтобы открыть окно поиска в адресной книге.

Адреса по умолчанию

Вы можете указать адрес, на который будут пересылаться все письма, отправленные на несуществующие адреса.

Оформление и логотип

На вкладке Оформление настройте тему оформления почты и загрузите логотип:

Логотип должен быть 480 пикселей по ширине и 104 пикселя по высоте.

Группы рассылок

Группы рассылок — это инструмент для командной переписки: письма, отправленные на адрес группы, будут приходить всем пользователям, которые в ней состоят. В этом разделе вы можете управлять группами: создавать общие адреса и добавлять пользователей в группы.

Создать группу

Примечание

При создании группы рассылки учитываются все инсталяции Почты VK WorkSpace. Например: пользователь почты в инсталяции 1, может отправить письмо на адрес группы рассылки, в которой есть пользователи инсталяции 1 и 2.

Перейдите в раздел Почта → Группы рассылок.
Нажмите Добавить.
Выберите тип группы для создания Динамическая или Статическая и заполните форму.
Нажмите Сохранить.

Описание настроек в форме создания группы приведено в таблице ниже:

Название	Имя группы, слово на латинице, обозначающее краткую суть группы: finance, marketing и так далее. Это слово будет стоять в адресе рассылки перед доменом, например, finance@company.ru
Email	Адреc домена с которого будет осуществлена рассылка
Принимать письма только от участников группы	Установите галочку, и на адрес не смогут написать с почтовых ящиков, которые не входят в группу
Добавлять префикс к теме писем	В начале темы письма будет стоять указанная фраза в квадратных скобках. Так пользователям будет удобнее искать письма, адресованные группе, или фильтровать их
Автоматически добавлять ящик группы в поле «Кому» при ответе на все письма, отправленные в адрес группы	При ответе участником группы на письмо автоматически добавляется ящик рассылки в поле «Кому»
LDAP-запрос	Данная настройка доступна только при создании и редактировании группы типа «Динамическая». Позволяет вводить LDAP-запрос для автоматического формирования состава группы

Примечание

Запрещено изменять тип группы после её создания — нельзя перевести статическую группу в динамическую и наоборот.

Добавить пользователей в группу

Для добавления пользователей в статическую группу выполните:

Перейдите в раздел Почта → Группы рассылок.
Наведите курсор на нужную группу и нажмите значок редактирования.
В блоке Участники начните вводить логин пользователя. По мере ввода логина в выпадающем списке будут возникать адреса-совпадения. Наведите курсор на нужного пользователя и нажмите левую кнопку мыши.
Добавьте других пользователей, если требуется.
Нажмите Сохранить.

Состав участников динамической группы формируется автоматически при изменении LDAP-запроса в настройках группы.

Удалить пользователя из группы

Для удаления пользователей в статической группе выполните:

Перейдите в раздел Почта → Группы рассылок.
Наведите курсор на нужную группу и нажмите значок редактирования.
В блоке Участники нажмите на иконку удаления рядом с нужным пользователем.

Общие ящики

Раздел Общие ящики предназначен для создания почтовых ящиков, которые доступны нескольким пользователям сразу. Чтобы создать такой ящик:

В разделе Общие ящики нажмите Новый ящик.
Выберите необходимый тип общего ящика: Обычный ящик или Ящик для модерации. Если тип Ящик для модерации не отображается, включите фичу shared-accounts-moderation-type-enabled.
Заполните форму добавления Обычный ящик. Пользователи, указанные в поле Владельцы, будут иметь полный доступ к ящику. Пользователи, указанные в поле Участники, смогут читать письма и отвечать на письма.
Нажмите Сохранить.

Примечание

В форме добавления общего ящика Ящик для модерации, пользователи, указанные в поле Модераторы будут иметь возможность разрешать и отклонять отправку писем. При создании данного типа общего ящика календарь не создается.

При создании общего ящика типа Обычный ящик будет создан календарь.

Соответствие полей настройки общего ящика и календаря:

название общего ящика – название календаря;
описание общего ящика – описание в настройках календаря;
владельцы – пользователи с доступом на редактирование в настройках календаря;
участники - пользователи с доступом на просмотр в настройках календаря.

Созданный общий ящик отобразится в почте пользователей, под их основным ящиком.

Для общих ящиков пользователи могут настраивать пользовательские фильтры.

Добавление синонимов

Чтобы создать синоним выполните:

Перейдите в раздел Почта → Общие ящики.
Наведите курсор на нужный ящик и нажмите значок редактирования.
Введите имя синонима. Если необходимо добавить несколько синонимов, перечислите синонимы через пробел или запятую — доменное имя подставится автоматически, если его не указывать.
Нажмите Сохранить.

Автоматические синонимы создаются от синонимов доменов (редактирование запрещено).